Domande frequenti

Dalla lista Vendite › Fatture: sulla riga del documento compare il pulsante Invia a SDI. Un clic, una conferma, e ci pensiamo noi.

Il pulsante appare solo quando la fattura ha tutto il necessario per l'XML. Se al suo posto vedi Invia via Mail, manca qualche dato: apri il documento e controlla codice destinatario o PEC, metodo di pagamento e IBAN.

Nell'ordine, i motivi piu' comuni:

1. Non ci risulta il modulo di autorizzazione. Per trasmettere per tuo conto ci serve un modulo firmato: se non e' ancora arrivato, in cima alla pagina Fatture trovi il riquadro arancione con le istruzioni e il modulo da scaricare. Nel frattempo puoi generare l'XML ma non inviarlo.
2. Mancano i dati del destinatario: serve il codice destinatario (7 caratteri) oppure la PEC del cliente. Si impostano nella scheda cliente, così valgono per tutte le fatture successive.
3. Manca il metodo di pagamento o l'IBAN sul documento.

Uno scarto significa che la fattura non risulta emessa: per il Fisco e' come se non fosse mai partita. Clicca sull'etichetta rossa nella lista: si apre la notifica con il codice e la descrizione dell'errore, spiegata in italiano.

Correggi quello che segnala e ritrasmetti entro 5 giorni dalla notifica, mantenendo se possibile lo stesso numero e la stessa data. Nella lista trovi il pulsante Re-invia a SDI.

Sono le risposte del Sistema di Interscambio. Nella lista fatture puoi cliccare l'etichetta per leggere la spiegazione completa; in sintesi:

Nella scheda della fattura scegli il tipo fattura PA e compila il codice ufficio (il codice IPA dell'ente). Se il tuo ente lo richiede, aggiungi CIG e CUP: senza, l'ente potrebbe rifiutare il pagamento anche a fattura accettata.

No, e non e' un limite del programma: una fattura trasmessa e accettata non si corregge. Se c'e' un errore, la strada e' la nota di credito (totale o parziale) e poi, se serve, una nuova fattura corretta.

Se invece la fattura e' stata scartata, quella non e' mai esistita: si corregge e si ritrasmette.

Di solito pochi minuti, ma la legge gli concede fino a 5 giorni. Finche' non arriva la notifica lo stato resta “inviata”: e' normale, non serve reinviare. Reinviare la stessa fattura significa rischiare un doppione.

Si imposta una volta in Impostazioni › Preferenze Generali e poi il numero lo assegna il programma, in sequenza: puoi scegliere tra un prefisso seguito dal numero (es. FT137) oppure numero e anno (es. 137/2026).

Ogni tipo di documento ha la sua numerazione: fatture, note di credito, pro-forma, DDT e preventivi non si mescolano.

Contabilizzare significa chiudere il documento: da quel momento non e' piu' modificabile e viene considerato definitivo dalla contabilità. Serve a evitare che qualcuno cambi un importo dopo che il documento e' finito nei registri.

Nella lista lo riconosci dal lucchetto al posto del pulsante Contabilizza.

È la fattura differita. Emetti i DDT durante il mese e alla fine, dalla lista Vendite › Fatture, usi la funzione di fatturazione differita: i DDT dello stesso cliente confluiscono in un'unica fattura, con il riferimento a ciascun documento di trasporto.

È il documento che mandi al cliente prima di emettere fattura: riporta tutti gli importi ma non fa scattare l'IVA e non va al SDI. Quando il cliente accetta e paga, dalla lista la trasformi in fattura senza reinserire nulla.

La bozza e' un documento preparato ma non ancora confermato: non ha numero, non entra nei registri, non e' fiscalmente rilevante. Le bozze nascono soprattutto dai documenti ripetibili (canoni, abbonamenti), che il sistema prepara automaticamente alla scadenza.

Dalla lista puoi Confermare la bozza (diventa fattura con il suo numero), modificarla o eliminarla.

Sì. Se hai bozze non confermate di oltre tre mesi fa, nella lista fatture compare un riquadro che propone la pulizia automatica: cancella solo quelle vecchie, lascia intatte le recenti e non tocca nessun documento emesso.

Dalla lista, sul documento, scegli Invia via E-mail. Si apre una finestra con destinatario e testo gia' pronti: il destinatario e' l'indirizzo della scheda cliente, il testo lo imposti una volta in Impostazioni › Preferenze Generali.

Nel testo deve restare il segnaposto [link-documento]: e' il punto in cui viene inserito il collegamento al PDF. Quando il cliente lo apre, nella lista vedi la data di lettura.

Sì: il logo e il modello grafico si scelgono in Impostazioni › Preferenze Generali. La grafica riguarda il PDF che mandi al cliente; l'XML per il SDI ha un formato fisso stabilito dall'Agenzia delle Entrate e non e' personalizzabile.

Il contatto e' chi ha mostrato interesse ma non ha ancora comprato: lo tieni in Persone › Contatti, ci registri chiamate e appuntamenti, ma non gli emetti documenti.

Quando diventa cliente non devi reinserire niente: dalla sua scheda, menu azioni, Trasforma in Cliente.

Nella scheda del cliente, tra i dati per la fatturazione elettronica. Impostandoli lì una volta, ogni nuova fattura li eredita in automatico e non devi ricordartene ogni volta.

Ne basta uno dei due: se il cliente ti dà il codice destinatario di 7 caratteri usa quello, altrimenti la PEC.

Sì, da Impostazioni › Importa Anagrafiche. Prepara un file con una riga per cliente e le colonne richieste dal tracciato che trovi nella pagina.

Apri la scheda e usa il menu azioni in alto a destra (i tre puntini) › Cancella. Ti viene chiesta una conferma.

Se il cliente ha gia' documenti collegati, valuta se non convenga disattivarlo invece di cancellarlo: i documenti emessi restano comunque, ma l'anagrafica serve a ricostruirne la storia.

Con il modulo dedicato colleghi ogni cliente al suo amministratore. Da Vendite › Fatture, con Invia ad Amministrat., mandi in un'unica operazione i documenti di tutti i condomini gestiti dallo stesso amministratore, all'indirizzo giusto.

Due strade:

• Invio periodico: dalla lista fatture, Invia a Commercialista: prepara il pacchetto dei documenti del periodo e glielo manda via e-mail.
• Accesso diretto (consigliato): il commercialista ha un suo accesso e scarica da solo quando gli serve, nel formato che preferisce. Nessuna e-mail da rincorrere a fine trimestre.

In Vendite › Registro IVA, separati tra vendite e acquisti. Si compilano da soli con i documenti che emetti e registri: scegli il periodo e stampi in PDF o esporti in Excel.

Sono la prima nota e i mastrini: le scritture nascono dai documenti che emetti e registri, senza doverle ribattere. Da lì stampi i mastrini e un'anteprima di bilancio di verifica. Il piano dei conti e' personalizzabile in Impostazioni › Piano dei Conti.

In Acquisti › Fatture. Le fatture elettroniche ricevute arrivano da sole: quando ne trovi di non ancora lette, accanto ad “Acquisti” nel menu compare un pallino rosso e il numero sulla voce Fatture.

Le scadenze nascono dalle fatture: in Pagamenti vedi cosa devi incassare e cosa devi versare, in ordine di data. Nella lista fatture, l'icona di avviso accanto al totale segnala i documenti in cui i pagamenti registrati non coprono l'importo.

Sì, dalla sezione pagamenti: selezioni le posizioni scadute e invii il sollecito via e-mail. Le scadenze compaiono anche sul calendario aziendale, così non serve ricordarsele.

Apri la fattura e aggiungi un pagamento per l'importo ricevuto, con la sua data. Il documento resta parzialmente scoperto e continua a comparire tra le posizioni aperte fino a saldo.

Sì: i documenti che emetti e registri muovono le giacenze (un DDT o una fattura di vendita scaricano, un documento d'acquisto carica). Puoi comunque fare carichi e scarichi manuali da Prodotti › Movimenti, per esempio dopo un inventario.

Sì: imposta la scorta minima nella scheda del prodotto. Quando la giacenza scende sotto quella soglia il prodotto viene segnalato, così puoi riordinare prima di restare scoperto.

Nella quasi totalità dei casi il motivo e' uno di questi:

• merce uscita o entrata senza documento (resi, omaggi, campioni): va registrata a mano dai movimenti;
• quantità impegnate da ordini non ancora evasi, che non sono uscite ma sono gia' vincolate;
• documenti in bozza, che non muovono ancora nulla.

La storia completa di un articolo e' nei suoi movimenti: da lì si capisce sempre dove si e' creata la differenza.

La memo e' un appunto o una cosa da fare. L'appuntamento ha un orario di inizio e fine, puo' coinvolgere i colleghi e manda un promemoria via e-mail a chi partecipa. Entrambi finiscono sul calendario aziendale.

Non sono sparite: la lista mostra per prime le cose da fare, che sono quelle su cui devi ancora agire. In alto trovi i filtri Da fare / Fatte / Tutte: le fatte restano lì, in grigio, e con Riapri tornano tra quelle da fare.

Gli appuntamenti funzionano allo stesso modo e, se sono in ritardo, mostrano un'etichetta rossa con i giorni di ritardo.

Sì: il calendario aziendale si può sincronizzare con il calendario del telefono, così le scadenze ti seguono anche fuori ufficio.

In Impostazioni › Utenze & Gruppi. Ogni persona ha il suo accesso e appartiene a un gruppo: e' il gruppo a stabilire quali pagine sono visibili.

Dalla pagina di accesso usa il collegamento per il recupero: riceverai le istruzioni all'indirizzo e-mail del tuo utente. Se l'indirizzo non e' piu' raggiungibile, un amministratore della tua azienda può reimpostarla da Utenze & Gruppi.

Alcune funzioni dipendono dal tipo di licenza o da moduli aggiuntivi (per esempio magazzino, documenti ripetibili, amministratori di condominio, report avanzati). Quello che hai attivo e' elencato in Impostazioni › Licenza e in Moduli Aggiuntivi.

Se la voce dovrebbe esserci, controlla anche i permessi del tuo gruppo utente.

Ogni azienda ha il proprio archivio separato: i tuoi documenti non sono mescolati con quelli di altri clienti. Li vede chi ha un accesso creato da te, e il tuo commercialista se gli hai dato l'accesso dedicato.

Succede quando l'elenco contiene molti documenti. Tre cose che aiutano subito:

• Scegli l'anno con il selettore in alto a destra nella lista: si carica una sola annata invece di tutto lo storico;
• Fai pulizia delle bozze vecchie quando la lista te lo propone: le bozze mai confermate vengono caricate a ogni apertura;
• usa la ricerca invece di scorrere pagine su pagine.

Se resta lenta anche così, aprici un ticket dicendoci quale pagina e con quanti documenti: sono informazioni che ci permettono di intervenire sul punto giusto.

Prima prova a ricaricare la pagina (Ctrl+F5, su Mac Cmd+Shift+R): spesso e' una versione vecchia rimasta nella cache del browser.

Se si ripete, aprici una richiesta di assistenza dal punto interrogativo in alto: la segnalazione arriva gia' con l'indicazione della pagina da cui l'hai scritta, che per noi e' meta' del lavoro.

Sì. Con le API un sistema esterno (e-commerce, gestionale, automazione) può creare la fattura, inviarla al SDI e rileggerne l'esito, senza che nessuno entri qui dentro.

Si parte da Impostazioni › Chiavi API, dove generi la chiave da dare a chi realizza l'integrazione. La guida completa per gli sviluppatori è qui: comandi, campi, errori ed esempi pronti in PHP e JavaScript.

Non si recupera: della chiave conserviamo solo un'impronta, come per le password, quindi nemmeno noi possiamo rileggerla. Genera una chiave nuova, aggiornala nel sistema collegato e revoca quella vecchia.

Come si genera, che forma ha e come si conserva: la guida alle API lo spiega nel dettaglio.

No: sono fatture normali, con la stessa numerazione, visibili e modificabili nella lista come tutte le altre, finche' non vengono inviate al SDI.

Gli stati che l'integrazione vede (da_inviare, inviata, notificata, scartata) sono spiegati nella guida alle API.